چگونه از جلسات کاری بی اثر جلوگیری کنیم؟ - زنگ قلاب بافی

متاسفانه در اغلب جلسات کاری شرایط به گونه ای رقم می خورد که باعث می شود تا آنچه پس از سرانجام جلسه در فکر حاضران باقی می ماند انبوهی از پرسش های بی پاسخ، ایده های مطرح نشده و جزئیات بی اهمیتی است که در جلسه درباره آن ها صحبت می شود، اما چندان فایده ای برای حاضران در جلسه ندارد.

در دوران همه گیری کووید-19، اما به میزان زیادی از جلسات کاری در شرکت ها و سازمان ها کاسته شد و دورکاری مدیران و کارکنان نیز موجب شد تا بسکمک از جلسات کلاسیک و رایج که به طور سنتی و معمولا بدون هدف تعیینی برگزار می شد متوقف شود، چرا که افرادی که از منازل شان مشغول به کار بودند با استفاده از خودمختاری و استقلال نسبی خوبی که پیدا کرده بودند می توانستند بدون نیاز به شرکت در جلسات کاری تمام کار های شان را پیش ببرند و حتی بهتر از گذشته تصمیم گیری و اقدام کنند.

در واقع، همه گیری کووید-19 بسکمک از کارکنان و حتی مدیران را از قید و بند هایی که به واسطه برگزاری جلسات کاری بی فایده و تکراری گریبان گیرشان شده بود آزاد کرد به طوری که افراد به جای شرکت در جلسات کاری بی ثمر به صورت مجازی و از راه دور و در قالب مصاحبه ها و تعاملات دو یا چند نفره اقدام به همفکری با دیگران می کردند یا اینکه بسکمک از تصمیماتی که در گذشته در حین جلسات کاری اتخاذ و اعلام می شد از طریق ارسال ایمیل یا پیام های صوتی و تصویری بین افراد منتقل می شود.

با این حال با توجه به فروکش کردن همه گیری کووید-19 و احتمال بازگشت کارکنان به محیط های کاری و نیاز به برگزاری جلسات کاری حضوری ضرورت دارد تغییراتی در فرمت و نحوه برگزاری جلسات کاری انجام شود که در نهایت موجب بالا رفتن کارآیی و اثربخشی این جلسات شود. در ادامه به پنج توصیه کلیدی برای اجتناب از برگزاری جلسات کاری بی اثر و خسته کننده اشاره خواهد شد:

فاصله زمانی برگزاری جلسات را همگام با سرعت تغییر و تحولات در سازمان تعیین کنید

در دنیای پر از تحول و دگرگونی امروز لازم است که مدیران و کارکنان در فواصل زمانی تعیین دور هم بنشینند و درباره چگونگی واکنش نشان دادن نسبت به تحولات پیش آمده مصاحبه کنند. با این همه نباید برگزاری جلسات کاری را در فواصل زمانی از پیش تعیین شده مثلا هفته ای یک بار یا ماهی یک بار برگزار کرد بلکه بهتر است در زمان هایی که سرعت تغییرات بیشتر است فاصله برگزاری جلسات را کاهش داد و در دوره های رکود و کم تحرکی بازار ها و رقبا جلسات کاری را فقط در صورت نیاز برگزار کرد و در صورت امکان نیز از ابزار هایی مانند ارسال ایمیل یا پیام در رسانه های اجتماعی به جای برگزاری متناوب جلسات کاری بهره برد.

از مسائل و موضوعاتی که قرار است در جلسه مطرح شوند بروشور تهیه کنید

امروزه و با کمک ابزار های دیجیتالی می توان کاتالوگی حاوی موضوعاتی که قرار است با توجه به اولویت و اهمیت شان در جلسه مطرح شده و درباره آن ها تصمیم گیری صورت پذیرد تهیه شده و برای مدعوین در جلسه ارسال شود و با توجه به بازخورد هایی که تا قبل از برگزاری جلسه درباره هر کدام از موضوعات جمع آوری می شود می توان جلسه مورد نظر را در کوتاه ترین زمان ممکن و با بالاترین اثربخشی برگزار کرد، چرا که در این حالت افراد می توانند بسکمک از ابهامات و سوالاتی را که در فکر دارند قبل از آغاز جلسه مطرح کرده و جواب های مورد نظرشان را بگیرند و حتی ممکن است با حل شدن تمام موضوعاتی که قرار بود در جلسه درباره آن ها مصاحبه صورت پذیرد اصل برگزاری آن جلسه منتفی شود و اصلا نیازی به برگزاری آن جلسه نباشد.

میزان اثربخشی و بهره وری جلسات را بر اساس میزان پختگی تصمیمات و مسائل مطرح شده در آن ها بسنجید

اینکه ما بار ها و بار ها اقدام به برگزاری جلساتی کنیم که فاقد اثربخشی و فایده خاصی باشند کار کاملا اشتباهی است که باید هر چه سریع تر آن را متوقف کرد و یکی از بهترین راه ها برای سنجش درست اثربخشی جلسات کاری این است که تصمیماتی که در آن ها گرفته شده و ایده هایی که مطرح شده اند را سبک و سنگین کرد تا دریافت کدام جلسه یا کدام بخش از جلسات گذشته مفیدتر و موثر تر بوده و پس از شناسایی این موارد می توان جلسات بعدی را با تمرکز بیشتر روی آن بخش های منتخب برگزار کرد و با تغییر ساختار کلی جلسات کاری به سمت برگزاری جلسات کاری کوتاه تر و موثرتر گام برداشت.

از حاشیه رفتن و پرداختن به موضوعات متفرقه خودداری کنید

بسکمک از جلسات کاری که به خوبی برنامه ریزی شده اند فقط به علت خارج شدن حاضران از دستورجلسه و پرداختن به موضوعات حاشیه ای و کم اهمیت به بیراهه می فرایند و اثربخشی شان را از دست می دهند؛ بنابراین اگر می خواهید جلسات کاری پیروز تر و موثرتری داشته باشید باید هم خودتان از حاشیه رفتن و طرح موضوعات متفرقه خودداری کنید و هم با کسانی که اقدام به این کار می کنند قاطعانه برخورد کنید.

مدعوین را براساس موضوع اصلی جلسه دعوت کنید نه براساس سمتی که در سازمان دارند

یکی از بزرگ ترین اشتباهاتی که زمان برنامه ریزی درباره جلسات کاری صورت می پذیرد این است که اغلب کسانی که به جلسه دعوت می شوند نه به واسطه موضوع یا موضوعاتی که قرار است در جلسه مطرح شود بلکه فقط به خاطر پست و سمتی که در سازمان دارند برای حضور در جلسه دعوت می شوند حال آنکه حضور آن ها در جلسه نه تنها تاثیرگذار و مفید نیست بلکه باعث منحرف شدن جلسه از اهداف مقرر و تلف شدن وقت تمام حاضران در آن می شود؛ بنابراین ضرورت دارد که درباره انتخاب مدعوین به جلسات کاری بسیار هدفمند عمل کرد و فقط کسانی را برای حضور در جلسه انتخاب کرد که حضورشان به بهبود کیفیت تصمیماتی که در جلسه اتخاذ خواهد شد کمک کند.

مترجم: سید حسین علوی لنگرودی - دنیای اقتصاد

منبع: MIT Sloan School of management